株式会社リファイン(以下、「当社」という)は、賃貸住宅を中心としたリフォーム業務及び関連業務を遂行する中で、多くの個人情報を取り扱っています。そこで当社では、この個人情報保護方針に基づき、個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに実行し、事業活動にかかわる全ての従業員が一体となって、個人情報の適切な取り扱いを実現いたします。
1.個人情報の適切な取得、利用、提供に関して
当社では、事業の内容及び規模を考慮し、業務遂行に必要な範囲で個人情報を適切な方法で取得します。個人情報の利用は、特定した利用目的の範囲内とし、利用目的を変更する際には、予めご本人に通知し、同意を得た上でおこないます。個人情報は、利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、ご本人の同意なく、第三者に提供することはございません。目的外の利用や提供を防止するための措置を行い、個人情報の利用及び提供は、個人情報保護管理者が、その適正性を確認した上でおこなっています。また、自主点検、内部監査等の活動を通じた統制活動も強化しております。
2.個人情報保護のための安全管理策
(1) 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する予防処置
当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損等を防止するための適切なセキュリティー対策を実施しております。また、これらを徹底するため、従業員への教育・監督をおこなっています。個人情報取り扱い業務を社外に委託する場合は、委託先の選定や監督を厳重におこなっております。
(2) 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する是正処置
個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正処置を講じるとともに、原因究明をおこない、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。
3.法令、国が定める指針、その他の規範の遵守
当社は、個人情報の取り扱いに関する法律および関連法令、主務官庁の指針、所属団体などの規範等を遵守します。
4.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、個人情報の保護に関するマネジメントシステムを実行し、維持するとともに定期的に見直しをおこない、継続的改善に努めます。
5.個人情報に関する苦情、相談への対応
当社に対して、個人情報の取り扱いに関する苦情、相談をおこなう場合は、下記の「個人情報お問合せ窓口」までご連絡ください。また、当社の個人情報保護に関するお問い合わせについても下記にて対応いたします。
【個人情報お問合せ窓口】
電話: 03-5834-7671(平日10:00~17:00)
HP: https://www.refine-net.com/contact.html
株式会社リファイン
代表取締役 堀尾 禎宏
制定日 2012年7月1日
最終改定日 2018年9月10日
個人情報の利用に関する公表事項
1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
株式会社リファイン(以下、「当社」という)が取り扱う個人情報は、下表の通りです。
(※)が付された、開示等の請求に応じる権限のある個人データ(保有個人データ)について、当社に対して利用目的の通知、
開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求をおこなうことができます。
個人情報の種類 | 利用目的 |
---|---|
応募者データ(※) | 弊社が必要とする人材の採用判断のため |
在職者データ(※) | 人事管理業務及び業務の連絡のため |
退職者データ(※) | 法で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため |
受託業務にともない お預かりする居住者情報 |
受託業務遂行のため |
各種お問合せ情報(※) | 各種お問合せ対応のため |
2. 保有個人データに関する周知事項
当社は、開示対象保有個人データの取扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。
(1)当社概要
東京都文京区千駄木4-1-16 グランドメゾン千駄木一番館204号室
株式会社リファイン
代表取締役 堀尾 禎宏
(2)個人情報保護管理者
黒田 広幸(03-5834-7671)
(3)すべての保有個人データの利用目的
「1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項」参照
(4)個人情報保護のための安全管理策
①基本方針の策定
当社は個人データの適正な取り扱いの確保を目的に個人情報保護方針を策定しており、ホームページにて公表しております。
②個人データの取り扱いに係る規律の整備
当社は個人データの取得・利用・保存等の取り扱いに関して内部規程を制定し従業員への教育・監督を行っております。
③組織的安全管理措置
当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損等を防止するための適切なセキュリティー対策を実施しております。また、これらを徹底するため、従業員への教育・監督をおこなっています。個人情報取り扱い業務を社外に委託する場合は、委託先の選定や監督を厳重におこなっております。
万が一、個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、責任者への報告連絡等の体制を確立し、従業員へ周知しております。
④人的安全管理措置
当社は、個人データの適正な取扱いを目的に従業員に対して定期的(必要に応じて随時)な教育を実施しております。
⑤物理的安全管理措置
個人データの保護を目的に情報システム機器の盗難、盗み見、紛失等を考慮し適切に管理・運用をしております。又、機器の廃棄を実施する際はデータ消去を確認し閲覧・漏洩を防止しております。
⑥技術的安全管理措置
個人データの取り扱いに辺り、担当業務によりアクセス制限を実施しており、不要なアクセスを防止しております。
各機器にはセキュリティ対策ソフトを導入し、自動更新設定により、常に最新の状態で利用しております。
(5)保有個人データの取扱いに関するお問い合わせ・苦情等の申し出先
申し出先の名称:個人情報保護管理者
住所:〒113-0022 東京都文京区千駄木4-1-16 グランドメゾン千駄木一番館204号室
電話:03-5834-7671
(6)当社が属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
※ 当社は認定個人情報保護団体に所属しておりません。
(7)開示等の請求方法
「3. 保有個人データの開示等のご請求に応じる手続き」参照
3. 保有個人データの開示等のご請求に応じる手続き
当社は保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止及び第三者への提供記録の開示のご請求及び個人情報に関する苦情・ご相談については、下記記載の手続きにて承ります。
ただし、ご請求いただいた保有個人データにつき、法令等の規定により保有個人データを開示できない場合や当社の保管期間を過ぎた場合は、ご要望にお応え出来ない場合がありますのでご了承を頂けます様、お願い致します。
保有個人データの開示等をご請求される本人様(又は代理人様)は、所定の様式をダウンロードし(こちらから申請書をダウンロードしてください)、必要事項をご記入の上、下記住所までご送付ください。
【ご送付いただくもの】
- 「個人情報お問合せ申請書」
所定の用紙に以下の事項をご記入及び添付をお願い致します。
① ご本人様(又は代理人様)の住所・氏名・電話番号とご捺印
② 請求日
③ 開示をお求めになる保有個人データを特定するための情報
④ 本人(又は代理人様)確認書類(免許証(含、運転経歴証明書)のコピー、パスポートのコピー、マイナンバーカード表面のコピーのいずれか)
⑤ 代理人様よりお問合せ(ご請求)の際は、本人様よりの委任状 - 手数料として、1,000円分の定額小為替(利用目的の通知または開示の場合のみ)
【ご送付先】
住所:〒113-0022 東京都文京区千駄木4-1-16 グランドメゾン千駄木一番館204号室
株式会社リファイン 個人情報保護管理者
当社では、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、2週間以内に書面にて回答致します。回答にあたっては、なりすましによる個人情報の漏えいを防止する目的で、本人限定受取郵便を用いますので、ご了承ください。
※尚、郵送以外にてお問合せ、ご請求をご要望の場合、
電話番号 03-5834-7671又は メールアドレス otoiawase@refine-net.com
へお気軽にご連絡をお願い致します。
以上